Overwegende dat elke elektronische mededeling van persoonsgegevens door een instantie naar een andere instantie of naar een externe overheid een protocol vereist, gesloten tussen de betreffende instanties;
Overwegende dat het schoolbestuur en zijn onderwijsinstellingen veelvuldig dergelijke mededelingen doen naar instanties zoals het Ministerie van Onderwijs en Vorming (bv. AGODI), onderwijsinspectie, CLB, ondersteuningsnetwerk, scholengemeenschap, LOP, De Lijn… en vice versa;
Overwegende dat deze mededelingen hoofdzakelijk voortvloeien uit reglementaire bepalingen en aldus een wettelijke grondslag hebben;
Overwegende dat het Ministerie van Onderwijs en Vorming, de onderwijskoepels en het GO! in samenwerking met de Vlaamse toezichtcommissie voor de verwerking van persoonsgegevens (hierna VTC), omwille van administratieve vereenvoudiging en planlastvermindering, algemene protocollen hebben ontwikkeld die voor alle onderwijsinstellingen gelden;
Overwegende dat er om dezelfde redenen wordt voorzien in een vereenvoudigde procedure waarbij de onderwijskoepels kunnen worden gemandateerd om na de onderhandelingen zowel hun DPO het advies te laten verlenen als het algemeen protocol te ondertekenen, in naam en voor rekening van de schoolbesturen;
Overwegende dat de algemene protocollen na de ondertekening door de (gemandateerde) partijen worden gepubliceerd op de website van OVSG;
Overwegende dat het schoolbestuur na de ondertekening door de (gemandateerde) partijen drie maanden de tijd heeft om alsnog het algemeen protocol te verwerpen na een negatief advies van de eigen DPO (opt-out);
Overwegende de brief van OVSG (online beschikbaar op www.ovsg.be) waarin alle principes van deze vereenvoudigde procedure en mandatering worden uiteengezet, met inbegrip van de mogelijkheid tot opt-out;
Overwegende de brieven van de VTC (advies ref. VTC/O/2019/01 en ref. VTC/O/2019/07) waarin deze werkwijze met een vereenvoudigde procedure voor de totstandkoming van algemene protocollen en bijbehorende mandatering aan OVSG wordt bevestigd;
Overwegende dat de werkwijze tevens werd goedgekeurd in de Werkgroep Informatieveiligheid VVSG van 25 november 2019;
Overwegende dat het schoolbestuur als verwerkingsverantwoordelijke van de onderwijsinstelling gebonden blijft door de bepalingen opgenomen in het protocol, inclusief de beveiligingsmaatregelen;
Overwegende dat het vermelde advies VTC ref. VTC/O/2019/07 erop wijst dat de betreffende gegevensuitwisseling expliciet opgenomen moet worden in het register van verwerkingsactiviteiten, met verwijzing naar de maatregelen die worden voorzien in het algemeen protocol;
Op voorstel
Gelet op het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, artikel 40
De gemeenteraad verklaart zich akkoord met het principe van de mandatering
De gemeenteraad machtigt OVSG om te onderhandelen over het algemeen protocol.
De gemeenteraad machtigt de DPO van OVSG, de Onderwijsvereniging van Steden en Gemeenten, om het verplicht advies te verlenen
De gemeenteraad machtigt de algemeen directeur van OVSG, de Onderwijskoepel van Steden en Gemeenten, om het protocol in naam en voor rekening van het schoolbestuur te ondertekenen
De gemeenteraad belast het college van burgemeester en schepenen met de beslissing over het al dan niet goedkeuren van het algemene protocol en de verdere uitvoering indien van toepassing.